Faks internetowy dla firm
Dzięki usłudze faksu internetowego w otoTelefon możesz wysyłać i odbierać faksy bez utrzymywania fizycznej maszyny. Dokumenty trafiają do Ciebie jako pliki PDF na e‑mail lub są dostępne w Panelu Klienta – z biura, z domu i w terenie.
To rozwiązanie dla firm, które nadal muszą obsługiwać faks (przychodnie i placówki współpracujące z NFZ, kancelarie, logistyka, administracja), ale nie chcą inwestować w urządzenia, papier i tonery.
Jak działa faks internetowy?
Otrzymujesz dedykowany numer faksowy w naszej sieci. Każdy faks wysłany na ten numer zamieniamy na dokument PDF i dostarczamy:
- na wskazane adresy e‑mail (może być kilku odbiorców jednocześnie),
- do Panelu Klienta, gdzie możesz przeglądać, pobierać i archiwizować faksy,
- opcjonalnie – do Twoich systemów przez Web Services API dla faksu.
W drugą stronę działa to równie prosto – możesz wysyłać faksy:
- z poziomu Panelu Klienta (web2fax),
- przez wysyłkę e‑maila na specjalny adres (email2fax),
- automatycznie z systemów firmowych przez Web Services API (fax API).
Dlaczego firmy nadal korzystają z faksu?
W wielu branżach faks wciąż jest wymagany lub preferowany – przez szpitale, przychodnie, kancelarie prawne, instytucje publiczne i dużych kontrahentów. Faks internetowy pozwala spełnić te wymagania w nowoczesny sposób:
- Bez sprzętu – żadnych awarii urządzenia, braku papieru, zaciętych rolek czy wymiany tonerów.
- Dostęp z dowolnego miejsca – pracujesz z biura, domu lub w terenie, a faksy odbierasz jak zwykłe e‑maile.
- Archiwum dokumentów – przechowujesz faksy w formie PDF, możesz je łatwo wyszukiwać, przekazywać dalej i archiwizować.
- Bezpieczny obieg – faks nie leży na wydruku w pokoju, tylko trafia do konkretnych skrzynek e‑mail i do Panelu Klienta z kontrolą dostępu.
- Zgodność z procedurami – w wielu umowach, przetargach i kontraktach (np. w ochronie zdrowia czy logistyce międzynarodowej) nadal pojawia się rubryka „fax”; nasz faks internetowy pozwala ją wypełnić bez fizycznego urządzenia.
- Niższe koszty – płacisz jak za zwykłe połączenia telefoniczne oraz za wybrany pakiet, bez dodatkowego abonamentu za sprzęt.
Przykładowe zastosowania faksu internetowego
Ten sam numer faksowy możesz wykorzystać w wielu procesach – od przyjmowania zleceń po wysyłkę dokumentów do urzędów i kontrahentów w Polsce i za granicą.
Przychodnie i gabinety medyczne
- odbieranie skierowań i zleceń od innych placówek,
- wysyłanie potwierdzeń do NFZ, laboratoriów i firm ubezpieczeniowych,
- spełnianie wymagań kontraktowych – numer faksu tam, gdzie nadal jest wpisany w dokumentach, ale bez fizycznego urządzenia,
- dostęp do dokumentów z wielu stanowisk – bez jednej „maszyny w rejestracji”.
Kancelarie prawne i biura rachunkowe
- przesyłanie pism do sądów i urzędów w Polsce i za granicą,
- odbieranie podpisanych dokumentów i pełnomocnictw od klientów,
- archiwum faksów w PDF z możliwością powiązania z konkretną sprawą lub klientem,
- łatwiejsza współpraca z zagranicznymi kancelariami i instytucjami, które wciąż preferują faks.
Logistyka, produkcja, handel B2B
- przyjmowanie zamówień od kontrahentów, którzy nadal korzystają z faksu,
- wysyłka potwierdzeń dostaw, specyfikacji towaru i listów przewozowych,
- obsługa partnerów zagranicznych w transporcie i spedycji, dla których faks jest wciąż standardowym kanałem przekazywania dokumentów,
- łatwe udostępnianie dokumentów działowi handlowemu, magazynowi i księgowości.
Administracja i instytucje
- kontakt z jednostkami, które formalnie wymagają faksu,
- wspólny numer faksowy dla całego urzędu, wydziału lub projektu,
- dostęp do faksów z poziomu przeglądarki – również w pracy zdalnej.
Odbieranie i wysyłanie faksów – na co dzień
Odbieranie faksów (fax2email)
- Kontrahent wysyła faks na Twój numer faksowy w sieci otoTelefon.
- System zamienia dokument na plik PDF i wysyła go na wskazane adresy e‑mail (np. dział księgowości, biuro obsługi, sekretariat).
- Ten sam dokument pojawia się w Panelu Klienta, gdzie możesz go pobrać, usunąć lub zarchiwizować.
Wysyłanie faksów
- Z Panelu Klienta (web2fax) – wgrywasz plik (np. PDF), podajesz numer faksu odbiorcy i wysyłasz jednym kliknięciem.
- Z e‑maila (email2fax) – wysyłasz wiadomość na specjalny adres, a system dostarcza dokument jako faks.
- Z systemów firmowych (fax API) – Twoje oprogramowanie może samo wysyłać faksy i sprawdzać status wysyłek (np. potwierdzenia zamówień, raporty).
Jak uruchomić faks internetowy?
Jeśli korzystasz z pakietów otoTelefon
- Faks internetowy jest dostępny w pakietach otoTelefon #3, #10 i #30 – bez dodatkowego miesięcznego abonamentu.
- Po zalogowaniu do Panelu Klienta zgłoś przez zakładkę Zgłoszenia, że chcesz aktywować faks (dla istniejącego konta).
- Jeśli zależy Ci na konkretnym numerze faksowym, możesz wcześniej sprawdzić dostępność w sekcji Lista numerów i w zgłoszeniu wskazać wybrany numer – potwierdzimy możliwość jego przypisania.
Jeśli interesuje Cię sam faks (bez telefonii)
- Możesz od razu zarejestrować się w usłudze otoFaks na stronie www.otofaks.pl .
- W ramach konta otrzymasz numer faksowy i dostęp do Panelu Klienta przeznaczonego specjalnie do obsługi faksów.
Jeśli w wybranym pakiecie wykorzystałeś już wszystkie numery w cenie, dodatkowy numer faksowy możesz dobrać jak dodatkowy numer stacjonarny – jednorazowa opłata aktywacyjna wynosi 20 zł netto, bez dodatkowego miesięcznego abonamentu.
Koszty faksu internetowego
- W pakietach otoTelefon #3, #10 i #30 faks internetowy jest elementem pakietu – płacisz tylko za wybrany pakiet oraz za wysłane połączenia.
- W usłudze otoFaks (sam faks) opłaty są opisane w osobnym cenniku faksu internetowego.
- Stawki za wysyłkę faksów odpowiadają stawkom za połączenia na numery, na które wysyłasz dokument – szczegóły znajdziesz w cenniku faksu oraz cenniku pakietów otoTelefon.
Automatyczna wysyłka faksów przez Web Services API
Dla firm, które chcą zautomatyzować wysyłkę dokumentów, dostępne jest Web Services API dla faksu. Umożliwia ono integrację faksu internetowego z systemami CRM, ERP, systemami magazynowymi czy aplikacjami własnymi.
- wysyłka faksów bezpośrednio z systemu (np. faktury, zamówienia, raporty),
- wysyłka jednego dokumentu do wielu odbiorców jednocześnie,
- planowanie wysyłek na konkretną godzinę (np. nocne kampanie),
- sprawdzanie statusu wysłanych faksów i wczytywanie wyników do własnego systemu,
- obsługa popularnych technologii (PHP, .NET, Java i inne biblioteki Web Services).
Szczegółową dokumentację oraz informacje o aktywacji fax API przekażemy po kontakcie z nami. Jeśli używasz już funkcji Integracja przez API dla połączeń głosowych, moduł faksowy może uzupełnić Twoją istniejącą integrację.
Najczęstsze pytania o faks internetowy
Czy potrzebuję fizycznego urządzenia faksowego?
Nie. Wystarczy dostęp do internetu i e‑mail. Wszystkie faksy wysyłasz i odbierasz przez sieć – jako pliki PDF w skrzynce pocztowej i w Panelu Klienta.
Czy jeden numer faksowy może obsługiwać wiele osób?
Tak. Możesz przypisać kilka adresów e‑mail do jednego numeru faksowego i nadać dostęp do faksów różnym użytkownikom w Panelu Klienta. Świetnie sprawdza się to np. w działach księgowości lub obsługi klienta.
Czy faks internetowy jest bezpieczny pod kątem RODO?
Faksy trafiają do Panelu Klienta z kontrolą uprawnień oraz na wskazane skrzynki e‑mail. To, kto ma dostęp do dokumentów, zależy od ustawień Twojej firmy. Wrażliwe dane warto dodatkowo chronić zasadami dostępu do poczty i kont użytkowników w Panelu.
Czy faks wysłany z e‑maila wygląda jak zwykły faks?
Tak. Odbiorca widzi go jak standardowy dokument przesłany faxem – niezależnie od tego, czy wysłałeś go z przeglądarki, e‑maila czy przez Web Services API.
Czym różni się fax API od integracji przez API dla połączeń głosowych?
Integracja przez API (opisana na stronie Integracja przez API) dotyczy głównie połączeń głosowych i pracy agentów call center. Fax Web Services API to osobny moduł, wyspecjalizowany w wysyłce i obsłudze faksów. Możesz korzystać z jednego z nich lub z obu jednocześnie, w zależności od potrzeb.
Zobacz także
- Lista numerów – dobierz dodatkowy numer stacjonarny lub numer do faksu.
- Panel klienta – zarządzanie numerami, użytkownikami i skrzynką faksową.
- Integracja przez API – jeśli budujesz własne aplikacje i chcesz spiąć telefon, faks i CRM.
- Centralka telefoniczna – kompletne rozwiązanie do obsługi połączeń głosowych w firmie.
Chcesz pozbyć się starego faksu z biura?
Załóż konto w usłudze otoTelefon lub zarejestruj się w otoFaks – odbieraj i wysyłaj faksy z dowolnego miejsca, bez urządzeń i papieru.