Nagrywanie rozmów w chmurze
Usługa nagrywania rozmów w otoTelefon pozwala rejestrować połączenia prowadzone przez Twoich pracowników – niezależnie od tego, czy rozmawiają z biura, z domu czy z terenu. Nagrania są bezpiecznie przechowywane na serwerach operatora, a Ty odtwarzasz je wygodnie w panelu klienta lub pobierasz na własny dysk do dalszej archiwizacji.
Dlaczego warto nagrywać rozmowy?
Nagrywanie rozmów to standard w profesjonalnych call center – ale dzięki otoTelefon z tej samej funkcji mogą korzystać także mniejsze firmy. Najczęstsze powody włączenia nagrywania to:
- Kontrola jakości obsługi – odsłuchujesz wybrane rozmowy, aby szkolić zespół, wyłapywać błędy i ujednolicać standard rozmów.
- Dowód ustaleń z klientem – nagranie pozwala wrócić do szczegółów zamówienia, uzgodnionych warunków czy deklaracji złożonych w rozmowie.
- Wsparcie działu prawnego i reklamacji – przy sporach możesz sprawdzić, co faktycznie zostało powiedziane i szybko wyjaśnić wątpliwości.
- Szkolenia i onboarding – nowe osoby odsłuchują dobrze poprowadzone rozmowy jako wzór, a mniej udane – jako materiał do ćwiczeń.
- Zgodność z procedurami – w połączeniu z własnym powitaniem łatwo dodać komunikat o nagrywaniu rozmów i spełnić wymogi wewnętrznych polityk oraz przepisów.
Przykładowe zastosowania nagrywania rozmów
Call center / zespół sprzedaży
- monitoring jakości pracy konsultantów i handlowców,
- analiza skutecznych skryptów sprzedażowych,
- łatwiejsze rozwiązywanie reklamacji i „spornych” rozmów,
- bogaty materiał szkoleniowy dla nowych pracowników.
Sklep internetowy / e‑commerce
- potwierdzenie warunków zamówienia, dostawy i zwrotów,
- analiza, dlaczego część zamówień nie dochodzi do skutku,
- optymalizacja skryptów obsługi reklamacji i zwrotów,
- współpraca z API i CRM – szybki dostęp do nagrania bezpośrednio z karty klienta.
Przychodnie, gabinety, rejestracje
- weryfikacja ustaleń dotyczących terminów wizyt,
- sprawdzanie, czy wszystkie ważne informacje zostały przekazane,
- szkolenie personelu rejestracji na przykładach rozmów,
- archiwum rozmów w przypadku sporów z pacjentami.
Kancelarie prawne, finanse, B2B
- rejestracja ustnych uzgodnień i kluczowych warunków współpracy,
- wsparcie w analizie sporów i reklamacji,
- lepsza kontrola nad pracą zespołu obsługi klienta,
- bezpieczne udostępnianie nagrań wybranym osobom w firmie.
Jak działa nagrywanie w usłudze otoTelefon?
- Wybierasz pakiet otoTelefon (#1, #3, #10 lub #30) i włączasz dodatek Nagrywanie rozmów.
- W panelu klienta określasz zasady nagrywania – możesz nagrywać wszystkie rozmowy lub tylko rozmowy na wybranych numerach / od wybranych użytkowników.
- Gdy użytkownik prowadzi rozmowę przez telefon IP, aplikację mobilną, komputer lub bramkę VoIP, połączenie jest nagrywane zgodnie z ustawionymi regułami.
- Po zakończeniu rozmowy nagranie trafia na serwer i jest widoczne w zakładce Nagrywanie rozmów w panelu.
- Możesz odsłuchać nagranie z poziomu przeglądarki lub pobrać plik na własny dysk i archiwizować go w swoich systemach.
Standardowo nagrania są przechowywane na serwerach operatora maksymalnie przez 365 dni oraz do wykorzystania przydzielonej przestrzeni dyskowej. Ważniejsze rozmowy zawsze możesz pobrać i przechowywać lokalnie zgodnie z własnymi procedurami.
Konfiguracja nagrywania w panelu klienta
- Zaloguj się do panelu klienta .
- Przejdź do zakładki Telefony → Ustawienie telefonu → Nagrywanie rozmów.
- Wybierz, które połączenia mają być nagrywane (np. wszystkie, tylko przychodzące, tylko wychodzące lub rozmowy dłuższe niż określony czas).
- Zapisz zmiany przyciskiem Zatwierdź.
- W zakładce Nagrywanie rozmów możesz później filtrować nagrania po dacie, numerze i użytkowniku oraz odsłuchiwać lub pobierać pliki.
Bezpieczeństwo i zgodność
- Dostęp do nagrań wymaga logowania do panelu klienta – tylko uprawnione osoby widzą listę rozmów.
- Możesz ograniczyć dostęp do nagrań do wybranych kont (np. kierownik działu, administrator).
- Sam decydujesz, które rozmowy są nagrywane – możesz wyłączyć nagrywanie dla określonych numerów lub użytkowników.
- Pamiętaj, że obowiązek poinformowania rozmówcy o nagrywaniu leży po stronie Twojej firmy. Najprościej zrobić to, dodając komunikat w własnym powitaniu (IVR Player).
Nagrywanie rozmów a pakiety otoTelefon
Nagrywanie rozmów jest dostępne jako dodatkowa opcja dla każdego pakietu otoTelefon:
- +30 zł netto / miesiąc do wybranego pakietu (otoTelefon #1, #3, #10 lub #30),
- w cenie – 10 GB przestrzeni na nagrania na serwerach operatora,
- możliwość rozszerzenia przestrzeni na nagrania – szczegóły w cenniku opłat jednorazowych.
Pełny cennik pakietów i dodatków znajdziesz w sekcji Cennik otoTelefon.
Najczęstsze pytania o nagrywanie rozmów
Czy mogę nagrywać tylko wybrane rozmowy?
Tak. W panelu możesz zdefiniować reguły nagrywania – np. nagrywać tylko rozmowy na konkretnych numerach, tylko połączenia przychodzące albo tylko rozmowy dłuższe niż określony czas.
Czy nagrywane są też rozmowy z telefonów komórkowych?
Tak, jeśli rozmowa przechodzi przez system otoTelefon – np. przez aplikację mobilną, przekierowanie lub bramkę VoIP. Nagrywanie nie obejmuje rozmów prowadzonych poza systemem (np. bezpośrednio z prywatnej karty SIM).
Jak długo przechowywane są nagrania?
Standardowo nagrania przechowywane są na serwerach operatora maksymalnie przez 365 dni oraz do czasu wykorzystania dostępnej przestrzeni. W każdej chwili możesz pobrać ważne nagrania na własny dysk i przechowywać je dłużej zgodnie z wewnętrznymi procedurami firmy.
Czy muszę informować o nagrywaniu rozmów?
Przepisy zwykle wymagają poinformowania rozmówców o nagrywaniu rozmów. Treść i sposób realizacji tego obowiązku zależą od przepisów i Twoich procedur – warto skonsultować je z prawnikiem. Technicznie najłatwiej zrobić to, dodając odpowiedni komunikat we własnym powitaniu (IVR Player).
Czy mogę zintegrować nagrania z CRM lub innym systemem?
Tak. Jeśli chcesz automatycznie pobierać nagrania lub wiązać je z kartami klientów w innych systemach, możesz skorzystać z funkcji opisanych w sekcji Integracja przez API lub skontaktować się z nami w sprawie indywidualnej integracji.
Zobacz także
- Własne powitanie (IVR Player) – idealne miejsce na komunikat o nagrywaniu rozmów.
- Kolejka połączeń – nagrywanie rozmów w kolejce sprzedażowej lub serwisowej.
- Tryb call center – kompletne rozwiązanie dla zespołów obsługi klienta.
- Panel klienta – zarządzanie nagraniami, numerami i użytkownikami.
Chcesz mieć pełen obraz rozmów z klientami?
Włącz nagrywanie rozmów w otoTelefon i zyskaj konkretne dane do szkoleń, kontroli jakości i rozwiązywania sporów – tak jak w profesjonalnym call center.